Organisation documentaire

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Pourquoi vous préoccuper de la gestion des documents dans votre entreprise ?

Les documents numériques se sont imposés au fil des années au sein des entreprises, mais l’ère annoncée du « zéro papier » n’a pas encore sonné, semble-t-il. Poussez la porte d’une PME ou d’une administration et vous ferez le même constat : le document papier est toujours là. Il cohabite tant bien que mal avec son alter ego, le document numérique.

Qui peut se targuer de passer une journée au bureau sans dupliquer un seul document ?

Copier un fichier, imprimer un pdf, numériser un courrier, photocopier un article, télécharger une présentation, ajouter une pièce jointe à un courriel : la reproduction des documents est devenue tellement facile aujourd’hui qu’elle est ancrée dans nos pratiques quotidiennes.

Pour stopper l’hémorragie, il n’y a pas d’outil miracle. C’est avant tout une affaire d’organisation et une volonté partagée pour harmoniser les pratiques.

Bill Gates l’a dit :

« Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l’information circule dans l’entreprise. »

Et il a raison. Faciliter les échanges et le partage des documents, tout en sécurisant leur accès, permet à tout un chacun de trouver rapidement l’information utile, de diminuer les coûts de gestion de l’information, et de rendre l’entreprise plus efficace.

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