Projet de GED

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Etes-vous prêts à emmener vos équipes dans un projet de GED ?

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La GED n’est pas qu’un outil technique, c’est aussi un processus.

L’acquisition d’une GED est une opportunité pour repenser l’organisation des flux documentaires. Pourtant, nombreux sont ceux qui pensent qu’il suffit d’installer un logiciel de GED pour régler les problèmes d’organisation.

Qui dit acquisition d’une solution technique, dit cahier des charges.

La qualité du cahier des charges est essentielle à la réussite d’un projet de GED. En réalisant un cahier des charges incomplet ou imprécis, l’entreprise risque de rencontrer des difficultés en cours de projet et d’avoir une GED inadaptée aux besoins.

Le marché de la GED est vaste, multiforme et en évolution constante.

Pour bien faire, une entreprise qui ne connaît pas ce secteur passe en moyenne 6 mois à s’informer, à découvrir les outils, à comparer les offres, à prendre des contacts avant de choisir un prestataire et une solution de GED. Pour les entreprises plus pressées, les chefs de projet frappent à la porte du premier éditeur venu. Mais le résultat n’est pas garanti…

Les utilisateurs sont la  première cause d’abandon d’un projet de GED.

En effet, les principales difficultés rencontrées sont liées à la conduite du changement. Les changements dans l’organisation peuvent créer des blocages chez certaines personnes. Parfois, c’est la mauvaise compréhension du logiciel qui conduit à l’abandon de l’outil. Ou encore, c’est le classement proposé et les processus mis en place qui ne correspondent pas aux usages.

« Quand souffle le changement, certains construisent des murs, d’autres des moulins à vent »

Après avoir médité sur ce proverbe chinois, voici quelques pistes à explorer pour migrer sereinement vers le numérique :

  • Identifier précisément les besoins de l’entreprise.
  • Rendre les collaborateurs acteurs du projet de GED.
  • Placer l’organisation au coeur de la démarche.
  • Bien choisir son fournisseur de solution logicielle.
  • Mettre les technologies au service des usagers.

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