Gestion documentaire
Faites de l'information une richesse pour votre entrepriseVotre objectif
Rendre votre entreprise plus efficace
grâce à une gestion documentaire rationalisée.
Vous faites l’un de ces constats
- Je perds du temps à rechercher des documents.
- Je n’ai jamais l’information sous la main.
- Je ne sais pas où ranger les données collectées sur internet.
- J’accumule trop d’images que je peine à réutiliser.
- Le serveur interne de partage des documents est devenu une usine à gaz.
Nos actions
AUBANCE :
- Fait un audit de votre organisation documentaire.
- Elabore les processus de gestion des documents.
- Propose et met en œuvre des outils de collecte, de traitement et de gestion de l’information (veille).
- Vous conseille dans l’acquisition d’une solution logicielle (gestion documentaire, gestion de photothèques…).
- Valorise la mémoire de votre entreprise.
Les bénéfices pour votre entreprise
- Vous trouvez la bonne information / le bon document au bon moment.
- Bien informés, vous gardez une longueur d’avance sur vos concurrents.
- Vous n’êtes jamais en panne d’inspiration pour communiquer sur le web et les réseaux sociaux.
- Les échanges et le partage de documents avec vos collaborateurs sont facilités, les pratiques harmonisées.
- Vous classez et archivez sans effort.
- Vous migrer sereinement vers le numérique.
LES PRESTATIONS PROPOSEES PAR AUBANCE
Recherche et veille d’informations
Disposer en permanence d’informations actualisées et de ressources fiables pour créer des contenus à forte valeur ajoutée.
Gestion électronique de documents
Restructurer la manière dont l’information circule dans l’entreprise et choisir des solutions logicielles adaptées aux usagers.
Valorisation de fonds documentaires patrimoniaux
Valoriser vos archives photographiques et collections iconographiques pour les rendre accessibles au public.
1. Aubance vous facilite l’accès à l’information
Recherche d’informations, d’images et de vidéos pour votre communication sur le web et les réseaux sociaux.
Elaboration d’une stratégie de veille en vue de produire du contenu précis.
Mise en œuvre des outils de collecte, de traitement et de gestion de l’information.
La recherche ponctuelle d’informations
La recherche d’information répond à de nombreux besoins, tels que :
– Réaliser un état de l’art sur un sujet donné,
– Constituer une liste de références (ressources du web notamment),
– Trouver des images pour illustrer une publication ou renforcer un message.
– Dénicher des vidéos à partager utilement sur les réseaux sociaux…
La veille
Mettre en place une veille d’information, c’est définir des stratégies pour être informé en permanence et en temps réel sur votre secteur d’activité (évolutions technologiques, concurrence, actualités juridiques, tendances…), tout en y consacrant le moins de temps possible.
Le traitement de l’information
Le traitement de l’information consiste :
– à sélectionner, organiser, classer et faciliter l’accès aux documents et données collectées : documents pdf, articles, pages web, favoris internet, photos, vidéos…
– à synthétiser et créer des bases de connaissances en fonction de projets définis.
2. Aubance vous accompagne dans votre projet de gestion électronique de documents
Audit documentaire
Simplification des processus et harmonisation des pratiques.
Assistance à maîtrise d’ouvrage pour l’acquisition d’outils de GED documentaire ou de GED multimédia.
Accompagnement du changement.
L’audit documentaire
L’audit met à plat l’organisation existante et identifie les besoins et les risques liés au changement.
Il apporte des préconisations en matière d’organisation documentaire et de conduite du changement.
Il propose un plan d’actions global pour conduire le projet d’acquisition et de mise en oeuvre d’une GED, depuis le choix de l’outil jusqu’à sa mise en oeuvre opérationnelle.
Les processus documentaires
Il s’agit de définir l’enchaînement des tâches et les modes opératoires afin de garantir une gestion documentaire rationalisée et partagée.
Les solutions logicielles
L’acquisition d’un outil de GED documentaire ou de GED multimédia nécessite au préalable de définir les besoins réels de l’entreprise et de choisir la solution logicielle adéquate, sans être influencé par un éditeur.
L’accompagnement au changement
L’implication des utilisateurs est primordiale pour construire avec eux un système qui corresponde à leurs besoins réels et à leurs pratiques.
L’objectif est de minimiser les changements, en répercutant les bonnes pratiques existantes dans le nouveau système et en faisant évoluer les pratiques obsolètes ou inadéquates.
3. Aubance valorise vos fonds documentaires patrimoniaux
Inventaires de fonds iconographiques
Indexation et redocumentarisation de fonds d’archives photographiques pour la publication en ligne.
Expositions virtuelles
La (re)documentarisation
La documentarisation consiste à optimiser l’usage du document.
Pour les photographies publiées dans une banque d’images en ligne par exemple, il s’agit de faciliter l’accès au contenu et de restituer le contexte de chaque vue.
L’opération consiste à indexer et à rédiger des légendes explicites contenant des mots-clés.
Cette étape est précédée le plus souvent de recherches d’informations permettant une identification plus précise de la photographie et de son contexte (date, lieu, noms de personnes, événements…).
Les expositions virtuelles
Les visites virtuelles sont des scénarios proposés à l’internaute pour explorer une collection d’images.
Elles peuvent prendre la forme de parcours de navigation au sein d’une banque d’images, introduits par des textes de présentation.
Exemple : La guerre des Balkans (1915-1918)
Une exposition virtuelle réalisée par Aubance pour la Médiathèque de l’Architecture et du Patrimoine.