Télétravail : Apprivoiser la visioconférence et maintenir le lien social
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Télétravail : Apprivoiser la visioconférence

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Télétravail : Apprivoiser la visioconférence

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La visioconférence est un outil essentiel du télétravail pour communiquer en direct avec les salariés, les clients, les partenaires ou les fournisseurs…. Dans le contexte de confinement imposé par le gouvernement, elle devient primordiale pour conserver le lien social entre les collaborateurs et poursuivre certaines activités. En tant que télétravailleurs chevronnés, nous souhaitons vous partager notre expérience pour aborder cet outil avec sérénité.

1. Le télétravail, un antidouleur à la crise économique et sanitaire

Par Didier Aït (IA Praxis)

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Maintenir le lien social en période de télétravail

Le COVID-19 engendre une crise qui touche notre économie, en particulier les petites et moyennes entreprises, dont l’équilibre est souvent précaire. Ces prochaines semaines, nous allons vivre une situation sociale douloureuse : confinement, baisse de la production, diminution drastique des transports. Une question se pose pour nous, dirigeant d’entreprise :

“Comment assurer nos réunions, nos formations, nos échanges, la gestion de nos projets, sans sortir de notre domicile ?”

La réponse à cette question nous permettra d’assurer un minimum d’activité au sein de nos entreprises, afin d’en assurer la reprise d’ici quelques semaines. Il s’agit bien sûr de la visioconférence qui permet de tenir des réunions à distance, de partager des documents et de co-produire.

Nous utilisons ces techniques de réunions avec mes collègues Delphine Kieffer (Aubance), Sophie Perrin (ACTI Web Mobile) et moi-même depuis plusieurs années. Le retour d’expérience que nous pouvons apporter est très positif, car l’utilisation de ces technologies nous permet de travailler à distance avec une efficacité égale, voire meilleure, qu’en réunions de travail traditionnelles.

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Des coûts divisés par dix

Le télétravail, c’est moins de frais de transports, moins de perte de temps. La visioconférence, utilisée conjointement avec d’autres outils de travail collaboratif, permet de partager des documents en temps réel et de mener un travail de co-construction. Grâce à cette organisation et bien que nos entreprises se trouvent à plusieurs centaines de kilomètres les unes des autres, nous parvenons à travailler de manière très efficace et à monter plus rapidement des projets communs, tout en respectant le planning de chacun. Cette façon de faire s’apparente à un mode d’organisation agile.

Alors pour traverser cette période de crise singulière, nous avons à coeur de partager un peu de notre savoir faire, et de permettre à chacun d’apprivoiser rapidement ces technologies afin que vous puissiez garder le lien avec vos collègues et préserver cette dynamique sociale si importante pour la sauvegarde de vos entreprises.

2. Travailler dans de bonnes conditions techniques, même à la maison

Par Sophie Perrin (ACTI Web Mobile)

Pour télétravailler dans des conditions satisfaisantes, il vaut mieux avoir une bonne connexion internet.
Pour cela, il convient d’effectuer quelques vérifications quant à votre environnement technique.

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Vérifier la qualité de votre connexion au réseau Internet

Cette opération est très simple. Il s’agit en fait de vérifier votre débit avec un ordinateur situé à proximité de votre box, et sans aucun autre appareil utilisant le réseau (comme par exemple une TV en streaming sur Netflix ou ailleurs, ou une console de jeux utilisée avec d’autres joueurs par Internet…)

Pour vérifier :
Taper dans un moteur de recherche (Ecosia, Qwant, Google… ) le terme “débit internet.” Plusieurs sites proposent de tester le débit de votre connexion internet.
Prenons un exemple sur le site Zoneadsl.com : cliquer sur le bouton jaune “Lancer le test de débit”. Cela fonctionne pour l’ADSL et pour la fibre. En quelques secondes, vous obtenez le résultat du test. Un petit commentaire indique au-dessous si le débit est bon ou mauvais.

Pour obtenir plus d’explications sur les mesures effectuées et leur interprétation, vous pouvez faire le test sur le site Degrouptest.com.

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Votre débit est-il le même dans toutes les pièces de votre logement ?

Une fois que vous connaissez votre débit internet, assurez-vous qu’il est le même dans toutes les pièces de votre logement où vous avez besoin de vous connecter. Pour l’anecdote, j’étais sur le point de changer de service ou d’opérateur à cause d’une connexion internet dégradée. Mais finalement, je me suis aperçue que le débit était 10 fois moindre dans mon bureau qu’à proximité de la box.

Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez ajouter un amplificateur WiFi ou répéteur WiFi ou Booster WiFi afin de couvrir toutes les zones de votre logement. On trouve des appareils qui donnent de bons résultats à partir de 22 €.

Pour choisir votre équipement :
– Vérifiez au préalable la surface à couvrir (certains couvrent 90m², 120m²…)
– Regardez les normes utilisées : 2,4 Ghz (compatible tous équipements, mais moins rapide) ou 5 Ghz (plus rapide, mais pas forcément compatible avec des équipements plus anciens).
– Si vous prenez un équipement bi-bande, vous devriez couvrir tous vos besoins.

Pour installer votre nouvel appareil :
– Mettez votre amplificateur WiFi à proximité de votre box Internet afin d’éviter la déperdition du signal entre la box et l’amplificateur.

Avec cette solution, j’ai multiplié par 10 le débit et je peux désormais accéder à Internet dans toutes les parties de mon logement. L’intérêt est évident lorsque que l’on est amené à travailler depuis chez soi, à participer à des visioconférences et à assurer en même temps la scolarité des enfants via les outils numériques.

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Protéger votre ordinateur

Pensez aussi à sécuriser votre ordinateur avec un logiciel antivirus à jour ! Des versions gratuites existent si vous n’en avez pas déjà. Par exemple, vous pouvez utiliser une version gratuite d’Avast (ou un autre antivirus de votre choix).

Quels outils utiliser pour le télétravail ?

Pour le télétravail, nous utilisons principalement l’application de visioconférence Zoom pour travailler en équipe et pour tenir nos réunions en interne et avec nos clients.

Nous utilisons aussi des outils collaboratifs pour partager des documents (OneDrive de Microsoft), voire travailler simultanément à plusieurs sur un même document (Google Drive). Pour préparer le présent article, nous avons écrit à plusieurs mains en même temps dans un document commun.

3. Bien s’organiser pour bénéficier des avantages de la visioconférence

Par Delphine Kieffer (Aubance)

Après avoir vérifié que votre environnement technique vous permet d’organiser vos réunions à distance dans les meilleures conditions possibles, il vous reste à préparer votre réunion.

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Comment s’organiser pour une réunion à distance efficace

La première chose à faire est de vous assurer que tous les participants disposent d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone portable avec connexion internet, haut-parleur et micro. La caméra est utile pour se voir, mais pas forcément indispensable pour le bon déroulement de la réunion.

Les participants doivent autant que possible se trouver dans un environnement calme, et ne pas être dérangé par des collègues, par la famille ou par des appels téléphoniques. Aussi l’animateur peut-il demander à ce que chacun mette les téléphones portables en mode silencieux.

Pour inviter les participants à la réunion, il est utile de leur envoyer à l’avance et par e-mail le lien de connexion, sans attendre le dernier moment. Et comme pour une réunion traditionnelle, il est toujours mieux de transmettre au préalable l’ordre du jour pour définir les objectifs et les points abordés lors de la réunion.

En parallèle de la visioconférence, vous pouvez utiliser un espace commun partagé pour réunir tous les documents utiles à la réunion : documents préparatoires, ordre du jour, supports, planning…

La réunion doit être animée et guidée par une personne qui donne la parole aux différents participants. Pour débuter, l’animateur s’assure que tout le monde est bien connecté (son, image…). Il rappelle l’objet de la réunion et son déroulement, puis donne la parole à chacun. En visioconférence, il faut éviter – encore plus que lors d’une réunion en présentiel – que plusieurs personnes parlent en même temps.

Un enregistrement de la réunion, ainsi qu’un compte-rendu écrit, peuvent être mis en partage avec les participants et les éventuels absents.

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Les avantages de la visioconférence

La visioconférence, et le télétravail en général, peuvent paraître déroutants pour une personne qui n’en a pas l’habitude. Ils présentent pourtant de nombreux avantages.

Lorsque les membres d’une équipe sont dispersés géographiquement, le télétravail évite de perdre du temps dans les transports.

A la fin de la réunion, dès que vous avez cliqué sur “Quitter la réunion”, vous reprenez instantanément votre travail là où vous l’aviez laissé.

Selon votre outil de visioconférence, vous pouvez réunir de deux à plusieurs centaines de personnes, sans que cela nécessite un plus grand local.

Une réunion à distance peut être suivie aussi depuis une tablette ou un smartphone, donc très pratique pour les travailleurs nomades.

La plupart des outils proposent des fonctionnalités qui vous permettent :
– D’enregistrer la réunion, offrant ainsi la possibilité de ré-écouter les échanges ou de les rendre accessibles aux éventuels absents.
– Partager l’écran de votre ordinateur avec les autres participants pour présenter un diaporama, faire une démonstration, partager un document…. Si vous faites la réunion depuis votre ordinateur de travail habituel, vous avez sous la main tous vos documents et outils de travail et pouvez vous y référer immédiatement. Ce qui n’est pas toujours possible lorsque vous vous réunissez dans une salle de réunion, avec simplement un bloc-notes dans la main.
– Echanger rapidement des informations via la messagerie instantanée intégrée à l’outil de visioconférence, ce qui peut s’avérer très pratique pour transmettre par simple copier-coller une URL, un numéro de téléphone ou une adresse e-mail…

Les contraintes de confinement qui nous sont imposées vont être pour certain d’entre vous une opportunité pour tester de nouvelles modalités de travail.

Pour découvrir d’autres outils de communication que la visioconférence, lisez aussi l’article :
Outils de communication : la mallette idéale pour travailler en équipe et à distance

Vous y découvrirez 5 outils complémentaires utiles au télétravail.
1. ASANA : Communiquer et travailler en équipe sur des projets
2. SLACK : Engager, hiérarchiser et mémoriser des conversations en temps réel
3. ZOOM : Organiser des réunions à distance
4. VOXER : Utiliser votre téléphone comme un talkie-walkie pour échanger instantanément
5. LOOM : Partager rapidement des captures d’écran et des vidéos

Lire l’article

Cet article, publié le 17 mars 2020, a été pensé et rédigé de manière collaborative et en télétravail par :
– Didier Aït, fondateur de IA Praxis et auteur de l’ouvrage « Intelligence artificielle : ce qui va changer dans nos vies professionnelles »
– Sophie Perrin, fondatrice d’ACTI Web Mobile
– Delphine Kieffer, fondatrice de Aubance.

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