Outils de communication : la mallette idéale pour travailler en équipe et à distance

1. ASANA : Communiquer et travailler en équipe sur des projets

Langues : anglais, français, allemand, espagnol, portugais

Lien : www.asana.com

Tutoriels : Guides Asana, Guide pour bien débuter

Présentation : Asana permet de planifier, gérer des projets, et assurer la communication au sein d’une équipe sans avoir besoin d’échanger par e-mails. Il propose notamment des modèles de suivi de projets marketing : calendrier éditorial, calendrier de réseaux sociaux, gestion de campagne, lancement marketing, stratégie marketing…

Principales fonctionnalités
– Création d’un espace de travail pour chaque équipe
– Organisation par projets au sein des espaces de travail
– Gestion des tâches et des sous-tâches pour chaque projet
– Ajout d’étiquettes, de notes, de commentaires par les différents membres du projet.
– Partage de fichiers
– Discussions entre les membres d’équipes

Les plus
– Mise à jour des informations en temps réel
– 3 modes de présentation des projets : le mode tableau, le calendrier, la timeline.
– Fonctionne avec de nombreux outils : Dropbox, Gmail, Microsoft Office 365 Slack…
– Galeries de modèles par secteurs, et notamment le marketing.

Modalités d’accès
– Version gratuite limitée à 15 utilisateurs
– Versions payantes : plus d’utilisateurs et plus de fonctionnalités avec les formules Premium, Business ou Enterprise

2. SLACK : Engager, hiérarchiser et mémoriser des conversations en temps réel

Langues : anglais, français

Lien : www.slack.com

Tutoriels : Guide Slack

Présentation : Slack est une plateforme de communication collaborative, qui se substitue à la messagerie électronique au sein d’une entreprise. L’outil permet d’organiser les conversations autour de sujets définis par le biais de chaînes, et de les hiérarchiser en fonction de leur importance.

Principales fonctionnalités
– Messagerie instantanée (chat)
– Historique des échanges
– Partage de fichiers au cours d’une conversation
– Appels audio ou vidéo depuis Slack
– Partage d’écran
– Affichage des notifications

Les plus
– Fonctionne avec les outils : Asana, Dropbox, Google Drive, Zoom…
– Conversations rapides et en temps réel

Modalités d’accès
– Version gratuite : période illimitée pour les équipes de petite taille
– Versions payantes : 3 formules selon la taille des entreprises (PME, ETI, Grandes entreprises)

3. ZOOM : Organiser des réunions à distance

Langues : anglais, français

Lien : www.zoom.us

Tutoriels : Support Zoom

Présentation : Zoom permet d’organiser des réunions, des conférences et des webinaires en ligne.

Principales fonctionnalités
– Partage d’écran
– Enregistrement de la réunion ou de la conférence
– Diffusion de conférences en direct sur Facebook Live ou sur YouTube
– Réunion accessible depuis un mobile
– Messagerie instantanée au cours de la réunion, en public ou en privé
– Planification de réunion avec envoi des invitations

Les plus
– Accessible sur mobile en wi-fi ou en données mobiles avec de la 3G
– Qualité de la connexion

Modalités d’accès
– Version gratuite : accès à un nombre illimité de réunions, pouvant réunir 2 personnes dans un temps illimité. Réunions de groupe, jusqu’à 100 participants, limitées à 40 mn.
– Versions payantes : 3 formules pour TPE, PME ou grandes entreprises

4. VOXER : Utiliser votre téléphone comme un talkie-walkie pour échanger instantanément

Présentation : Voxer est une application de messagerie talkie-walkie pour votre téléphone avec des capacités de partage de voix, de texte et de photos en direct. Elle permet à des équipes distantes de communiquer en temps réel et de façon sécurisée.

Principales fonctionnalités
– Messagerie vocale en temps réelle
– Ecoute possible en différé
– Rappel de message, notifications
– Chats en tête-à-tête ou en groupe
– Partage de position
– Partage de textes, de photos, de vidéos, de gifs
– Intégration Dropbox

Les plus
– Fonctionne sur tout réseau (iPhone, Android, web)
– Le mode talkie-walkie

Modalités d’accès
– Version gratuite : Pour les particuliers
– Versions payantes : Pour les professionnels, la version pro permet de créer des groupes.

Langues : anglais

Lien : www.voxer.com

5. LOOM : Partager rapidement des captures d’écran et des vidéos

Langues : anglais

Lien : www.loom.com

Présentation : Loom est un outil de communication pour créer facilement des captures d’écran et de vidéos et les partager à une personne ou à un groupe. C’est particulière utile lorsque vous devez présenter une démo ou créer un tutoriel : vous filmez votre écran et vous enregistrez en même temps vos explications face à une caméra.

Principales fonctionnalités
– Capture d’écran
– Capture de vidéos
– Capture de votre voix et de votre visage
– Enregistrement et partage des vidéos réalisées
– Commentaires via le chat
– Outils de dessin

Les plus
– Extension Chrome
– Possibilité d’envoyer une vidéo via la messagerie Gmail
– Vidéo HD qui donne des enregistrements de qualité

Modalités d’accès
– Version gratuite : Pour les particuliers qui veulent simplement capturer et partager rapidement des vidéos
– Versions payantes : 3 formules pour particuliers et professionnels

Les outils de communication présentés répondent à des objectifs différents et peuvent être utilisés de façon complémentaire. Bien utilisées, ces applications vous aideront à communiquer de manière plus fluide et vous feront gagner du temps quotidiennement.

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Cet article a été rédigé par Delphine Kieffer et publié le 21 février 2020.